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DDM STORIES

Quando e come è nata la relazione con DDM?              

Il rapporto tra Alfasigma e DDM for SAP Applications nasce circa 10 anni fa, quando DDM era una soluzione, ma non esisteva ancora la società. Il primo progetto è stato lo sviluppo della dematerializzazione del documentale per le fatture attive.

Perché avete deciso di utilizzare DDM?

Sicuramente DDM ha un buon rapporto qualità-prezzo, rispetto a soluzioni offerte da SAP, ed era congruo con le esigenze rispetto all’utilizzo che ne avremmo fatto noi, anche perché siamo partiti solo con le fatture attive, per cui era un utilizzo abbastanza limitato del prodotto.
Dopo la fusione con Sigma-tau, abbiamo portato all’interno di DDM anche il documentale del ciclo passivo, quindi le richieste d’acquisto, gli ordini d’acquisto verso i fornitori, la gestione delle fatture passive in toto, quindi la registrazione delle fatture passive, l’integrazione con la fatturazione elettronica.
Nel frattempo, essendo un’azienda farmaceutica, già nel 2015 abbiamo avuto l’obbligo della fatturazione elettronica verso la Pubblica Amministrazione prima delle altre aziende, per cui avendo già in casa DDM non siamo andati a cercare un’altra soluzione. Inoltre, DDM aveva quella flessibilità che probabilmente SAP non aveva.

Quali sono i benefici rispetto ad altre soluzioni analoghe?

Prima di DDM non avevamo un vero e proprio documentale integrato a SAP, bensì un sistema custom basato su SharePoint che però non parlava con SAP. Da un lato avevamo SAP al cui interno vengono gestiti tutti i dati transazionali, ogni movimento che riguarda la liquidità della società, e dall’altro avevamo un altro server con tutti i documenti.
Non avevamo cicli approvativi manuali, non erano automatici. L’utente non vedeva direttamente il documento, doveva richiederlo necessariamente all’amministrazione. Ora invece un responsabile di una business unit se vuole rivedere le sue fatture può richiederle alla segretaria che in autonomia può vedere e condividere questi documenti. Questo è un piccolo valore aggiunto, che va ad accelerare determinati processi.

Perché ritiene che la flessibilità sia un elemento importante di DDM?

Bisogna partire dal fatto che i gestionali SAP non sono tutti uguali, ogni azienda va a customizzare il sistema come vuole. DDM a fronte delle nostre esigenze particolari, riesce con grande flessibilità a venirci dietro in tempi brevi, essendo proprietaria del loro software, cosa più difficile con SAP che è un’azienda che guarda i clienti in ottica globale. Le politiche di SAP sono diverse dalle software house come DDM, questo è un ulteriore valore aggiunto per noi.
La nicchia di mercato di DDM non è tanto coperta da molte soluzioni, la soluzione di DDM è molto preziosa che per chi utilizza SAP come gestionale.

Qual è stato il valore aggiunto di DDM per voi?

Innanzitutto, per me il valore aggiunto è l’integrazione con SAP. La possibilità di trovare documenti di fattura attiva o passiva su SAP, il link al documento inviato al cliente o al fornitore.
Poi ci sono altri tre elementi positivi di DDM che posso elencare:
1) In primo luogo, DDM ha consentito la digitalizzazione dei processi dell’azienda che prima venivano gestiti manualmente.
2) Con DDM possiamo tener sotto controllo le approvazioni dei vari limiti di spesa. All’interno di DDM vi è infatti la possibilità di definire per ogni centro di costo la soglia approvativa di ciascuna persona.
3) L’automazione del workflow facilita il controllo egarantisce che queste approvazioni seguano un iter che è stato organizzato dalle aziende e anche l’ufficio interno all’audit può verificare che l’acquisto ha seguito un determinato iter. Questo iter è poi tracciato all’interno del sistema ed è consultabile ed anche in fase di audit dei revisori è facile dimostrare che le regole definite sono state seguite, cosa che prima facevamo più fatica a tracciare.

Se vi sono delle variazioni organizzative e va via una figura, è molto facile inserire la persona nuova e rigenerare i flussi approvativi, cosa che in altri applicativi non è così semplice. Questo è un grande plus, la flessibilità per me è la cosa più importante.

C’è qualcosa in particolare che le piace del lavoro con DDM?

La velocità del team di apporre modifiche di sviluppo, una volta chiaro il requisito il consulente realizza in poco tempo l’attività richiesta.

Quindi anche la relazione con le persone?

Si, sicuramente è un plus, i consulenti di DDM sono sempre raggiungibili. Avere un rapporto interpersonale è sicuramente importante.

Paolo Pizzigati, Alfasigma
Demand Manager ICT, Finance, Administration, Control & Human Resources

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