- Eridania
- Agroalimentare
L’esigenza di Eridania era quella di cercare un nuovo fornitore per la gestione documentale.
Casi di successo / Le storie dei nostri clienti
Gestione documentale e non solo: l’esperienza di Alfasigma
Condividi questa
storia su:
storia su:
La tecnologia si evolve e DDM for SAP Applications rende il cambiamento più semplice
In collaborazione con Paolo Pizzagati, Demand Manager di Alfasigma
Sfide
Il cliente era abituato a processi manuali e non possedeva un documentale integrato a SAP. La prima vera sfida è stata quella di rendere questo passaggio il meno difficile possibile.
Sommario
Abbiamo fornito un prodotto facile da usare, ma ci siamo anche resi sempre disponibili per ascoltare e supportare il cliente, integrando pian piano sempre più funzionalità.
Risultati
- Passaggio chiaro e semplice da processi manuali ad automatici
- Flussi di lavoro più veloci
- Attività eseguibili in autonomia da tutti in azienda
Tempo di lettura: 3 min
L’archiviazione documentale prima di DDM
Quello tra Alfasigma e DDM è un rapporto di lunga data che nasce diversi anni fa, quando esisteva DDM come soluzione, ma non ancora come società.
Paolo Pizzigati, Demand Manager di Alfasigma, ci ha raccontato come si lavorava in azienda prima di scegliere DDM. La società non aveva un vero e proprio software di archiviazione documentale integrato a SAP, bensì un sistema custom su SharePoint che non comunicava con SAP. Non erano presenti cicli approvativi, né manuali né automatici: per visionare il documento, l’utente doveva richiederlo all’amministrazione.
Passare ai processi automatici e alla digitalizzazione è stato un passaggio delicato, ma fondamentale.
La fatturazione elettronica gestita con flessibilità
Il primo progetto è stato lo sviluppo della dematerializzazione del documento informatico e l’obiettivo era quello di integrare un sistema di gestione documentale per le fatture attive. Inizialmente, ammette Paolo, ad attirarlo verso DDM è stato il buon rapporto qualità-prezzo, poiché il budget era limitato e si prospettava un uso solo parziale del prodotto.
Dopo la fusione con Sigma-tau, Alfasigma ha deciso di migliorare altri processi amministrativi e quindi ha affidato a DDM anche il documentale del ciclo passivo: richieste d’acquisto, ordini d’acquisto verso i fornitori, gestione e registrazione delle fatture passive.
Trattandosi di una casa farmaceutica, l’obbligo della fatturazione elettronica è arrivato ben presto e anche stavolta DDM for SAP Applications rispondeva perfettamente a questa richiesta, grazie alla sua flessibilità, la caratteristica forse più apprezzata dall’azienda.
Fatturazione passiva, ciclo attivo e passivo, dematerializzazione: tutto in un’unica soluzione
DDM, a fronte delle nostre esigenze particolari, riesce con grande flessibilità a venirci dietro in tempi brevi, essendo proprietaria del software.
L’integrazione con SAP rende semplice la condivisione dei documenti
Nel caso specifico di Alfasigma, un aspetto ricercato nella soluzione era quello dell’integrazione, per accelerare determinati processi e flussi di lavoro.
Durante la nostra chiacchierata, Paolo Pizzigati precisa che: “La soluzione di DDM è molto preziosa per chi utilizza SAP come gestionale. Innanzitutto, per me il valore aggiunto è l’integrazione con SAP.
La possibilità di trovare agevolmente documenti di fattura attiva o passiva su SAP o anche il link al documento inviato al cliente o al fornitore”.
Nascosto
Come i flussi approvativi hanno migliorato il lavoro in Alfasigma
Sono altri 2 i principali vantaggi di DDM riscontrati da Alfasigma:
- Il controllo delle approvazioni dei vari limiti di spesa: all’interno di DDM vi è, infatti, la possibilità di definire, per ogni centro di costo, la soglia approvativa di ciascuna persona
- L’automazione del workflow che garantisce che il processo di acquisto e le relative approvazioni seguano un determinato iter
Relativamente a questo, Paolo approfondisce: “Questo iter è tracciato all’interno del sistema ed è consultabile; anche in fase di audit dei revisori è facile dimostrare che le regole definite sono state seguite, cosa che prima facevamo più fatica a tracciare”.
Anche l’ufficio HR di Alfasigma ha avuto modo di utilizzare e apprezzare il tool.
Quando si presentano delle variazioni organizzative in azienda o le dimissioni di una figura, è facile inserire la nuova risorsa e rigenerare i flussi approvativi.
I colleghi dell’ufficio delle Risorse Umane hanno apprezzato questo passaggio che definiscono solitamente “poco semplice” con i software dei competitor.
Al di là delle competenze tecniche, sicuramente fondamentali, ci impegniamo per dare valore anche al rapporto umano. Il Cliente sa che è libero di contattarci e fare nuove richieste, con la consapevolezza che rispondiamo e apportiamo le modifiche in tempi brevi: “(…) i consulenti di DDM sono sempre raggiungibili. Avere un rapporto interpersonale è sicuramente importante”.
Miglioramento dei flussi e assistenza immediata
Il Gruppo IMQ rappresenta una delle più importanti realtà italiane nel settore della valutazione della conformità (certificazione, prove, verifiche, ispezioni), presente anche nei servizi di ingegneria sperimentale in ambito Automotive, di Cyber Security e di sostenibilità. Forte della sinergia tra le società che lo compongono, dell’autorevolezza acquisita in quasi 70 anni di esperienza, della completezza dei servizi offerti, il Gruppo IMQ si pone come punto di riferimento e partner delle aziende che hanno come obiettivo la sicurezza, la qualità e la crescita sostenibile. Il Gruppo IMQ è attualmente composto da una holding (IMQ Group S.r.l) e da 11 società operative, di cui quattro in italia – IMQ S.p.A., CSI S.p.A., IMQ Intuity S.r.l, IMQ Minded Secuity S.r.l.
Ti è piaciuta questa storia?
Approfondisci per scoprire cosa
possiamo fare per te
Leggi le altre storie
- IMQ
- Certificazione
Abbiamo conosciuto IMQ Group diversi anni fa, grazie al passaparola generato da altri Clienti che ci conoscevano e avevano già apprezzato i nostri servizi.