Eridania sceglie la perfetta integrazione con SAP
Passato, presente e futuro: Eridania si affida a DDM, la soluzione integrata con SAP
In collaborazione con Marco Bariselli, IT & Business Process Manager di Eridania Italia Spa
Sfide
Eridania è arrivata alla digitalizzazione molto tardi e non aveva alcun software simile a DDM.
La vera sfida era rendere il passaggio dal cartaceo al digitale il più semplice e chiaro possibile.
Sommario
Il primo step è stato il processo di dematerializzazione dei documenti, al fine di eliminare gli archivi cartacei.
Dopo ci siamo concentrati sulla fatturazione elettronica.
Risultati
• Costruzione dell’intero flusso che va dalla fattura all’ordine di vendita.
• Migliorata la comunicazione tra l’Amministrazione e l’ufficio Acquisti.
• Acquisizione automatica degli ordini dei clienti grazie ad un workflow.
Tempo di lettura: 3 min
Dalla dematerializzazione alla fatturazione elettronica: la soluzione DDM
L’esigenza di Eridania era quella di cercare un nuovo fornitore per la gestione documentale. Così Credemtel, la società del Gruppo Credem attiva dal 1989 nell’offerta di Servizi Digitali e progetti di Gestione Elettronica Documentale, tra un consulto e l’altro, ha confermato la conoscenza con DDM, di cui aveva sentito elogi per il forte imprinting SAP delle soluzioni proposte.
È nata, così, in modo molto semplice, la curiosità di Eridania di conoscerci.
In fase di pre-sales, abbiamo raccontato l’idea della nostra soluzione, partendo proprio dai processi gestionali implementabili con SAP.
Marco ci racconta, inoltre, che Eridania è una società arrivata alla digitalizzazione molto tardi e, prima di questo passaggio, non utilizzava alcun software simile a DDM.
Quando è stata acquisita dal Gruppo Crystal Union, il desiderio comune era di recuperare questo gap. La scelta è ricaduta su DDM anche per il buon rapporto qualità-prezzo: era possibile avere un prodotto SAP-centrico al prezzo più vantaggioso.
Il primo step è stato il processo di dematerializzazione dei documenti, con l’intento di eliminare gli archivi cartacei e migliorare la ricerca e conservazione, a lungo termine, dei documenti.
Tutti i documenti sono al posto giusto, esattamente dove vorresti trovarli
Con l’arrivo dell’obbligo di legge sulla fatturazione elettronica è nata l’esigenza di passare ad un sistema centralizzato di interscambio delle fatture tra clienti e fornitori.
In questa occasione Eridania ha voluto attivare un sistema documentale con documenti già “nativi digitali”, evitando così il passaggio dal cartaceo al digitale.
La vera differenza con i competitor: essere SAP-centrici
La soluzione DDM è un’applicazione nativa SAP e chiunque conosca il linguaggio di questo gestionale si destreggia facilmente. Per lavorare bene è importante seguire le linee guida che forniamo con trasparenza e disponibilità: il partner SAP segue queste indicazioni e interviene direttamente sulle componenti di DDM, comunicando con il sistema interno all’azienda, in modo naturale e senza alcuna difficoltà.
Il workflow della soluzione fa riferimento direttamente agli oggetti di organizzazione SAP. Per questo DDM for SAP Applications è ideale per le aziende che utilizzano questo gestionale: “Si è integrato talmente bene che una parte del lavoro di estensione tecnica del sistema la fa addirittura il partner SAP seguendo le specifiche tecniche chiarissime emesse da DDM”, continua Marco Bariselli.
Risultati raggiunti grazie a modelli e workflow
- Insieme a Eridania abbiamo, in un secondo momento, optato per processi evoluti e moduli SAP da applicare al campo delle vendite e degli acquisti, per creare dei fascicoli elettronici dall’ordine alla fattura.
- L’idea dell’azienda era cercare uno strumento che legasse i processi di procurement to pay e di order to cash in una logica di filiera, partendo dalla digitalizzazione delle fatture.
- Il primo step è stato costruire il flusso che va dalla fattura all’ordine di vendita; quindi, i moduli utilizzati sono quelli legati appunto al flusso degli acquisti e delle vendite.
- E ancora, fatturazione attiva e passiva, dematerializzazione e digitalizzazione dei documenti di trasporto e registrazione automatica delle fatture passive.
- In questa occasione sono stati riscontrati dei vantaggi anche grazie all’utilizzo del Modulo di gestione del passivo, per la riconciliazione tra ordini e fatture.
- Grazie a DDM for SAP Applications è stato possibile facilitare la comunicazione tra l’Amministrazione e l’ufficio Acquisti: adesso, se si presenta una discrepanza di informazioni, il sistema blocca l’operazione e l’ufficio amministrativo può rivolgersi direttamente all’organizzazione acquisti e notificare l’irregolarità.
- Un altro interessante passo evolutivo per Eridania, racconta Marco, è l’acquisizione automatica degli ordini dei clienti.
- Abbiamo attivato un workflow grazie al quale gli ordini di vendita vengono creati tramite un flusso strutturato, guidato e arricchito del fascicolo documentale completo. Tutto parte dalle mail dei Clienti o da richieste arrivate tramite CRM, anch’esso integrato con DDM. Tutti gli allegati che il Cliente ha prodotto vengono immediatamente archiviati. Questo meccanismo genera, inoltre, dei workflow che attivano e facilitano il lavoro del Customer Service.
- Eridania ha così eliminato le tante cartelle in cui i file erano conservati, in modo a volte confuso, e ha eliminato undici stampanti: questo vuol dire anche risparmio di tempo, spazio oltre che di denaro.
Guardiamo al futuro con progetti innovativi
In futuro vorremmo sicuramente dar vita ad un altro progetto piuttosto innovativo: un workflow per tutti quelli che sono i nostri esecutivi di stampa, cosa molto particolare, che però per noi è un problema importante”, rivela Marco.
Sappiamo bene che anche l’aspetto della gestione dei contratti è un tema da approfondire per Eridania, in quanto è prevista un’attività di manutenzione e aggiornamento, al momento gestita manualmente.
Il cliente desidera realizzare con DDM un archivio con uno scadenziario degli adempimenti e lo status dei contratti, inserendo anche un “warning” relativo alle scadenze.
Possiamo in definitiva affermare che c’è una straordinaria affinità di pensiero tra Eridania e DDM. “Quando parliamo di un processo con i consulenti DDM, le proposte che ci vengono fatte sono sempre in linea con il nostro modo di ragionare. In altri termini: se l’avessi fatto io, l’avrei fatto esattamente così”, conclude Marco Bariselli.
Volerci affidare nuovi progetti significa, per noi di DDM, fiducia e voglia di evolversi.
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