Gestione documentale e non solo: l’esperienza di Alfasigma
La tecnologia si evolve e DDM for SAP Applications rende il cambiamento più semplice
In collaborazione con Paolo Pizzagati, Demand Manager di Alfasigma
Sfide
Il cliente era abituato a processi manuali e non possedeva un documentale integrato a SAP.
La prima vera sfida è stata quella di rendere questo passaggio il meno difficile possibile.
Sommario
Abbiamo fornito un prodotto facile da usare, ma ci siamo anche resi sempre disponibili per ascoltare e supportare il cliente, integrando pian piano sempre più funzionalità.
Risultati
• Passaggio chiaro e semplice da processi manuali ad automatici.
• Flussi di lavoro più veloci.
• Attività eseguibili da tutti in autonomia da tutti in azienda.
Tempo di lettura: 3 min
L’archiviazione documentale prima di DDM
Quello tra Alfasigma e DDM è un rapporto di lunga data che nasce diversi anni fa, quando esisteva DDM come soluzione, ma non ancora come società.
Paolo Pizzigati, Demand Manager di Alfasigma, ci ha raccontato come si lavorava in azienda prima di scegliere DDM. La società non aveva un vero e proprio software di archiviazione documentale integrato a SAP, bensì un sistema custom su SharePoint che non comunicava con SAP. Non erano presenti cicli approvativi, né manuali né automatici: per visionare il documento, l’utente doveva richiederlo all’amministrazione.
Passare ai processi automatici e alla digitalizzazione è stato un passaggio delicato, ma fondamentale.
La fatturazione elettronica gestita con flessibilità
Il primo progetto è stato lo sviluppo della dematerializzazione del documento informatico e l’obiettivo era quello di integrare un sistema di gestione documentale per le fatture attive. Inizialmente, ammette Paolo, ad attirarlo verso DDM è stato il buon rapporto qualità-prezzo, poiché il budget era limitato e si prospettava un uso solo parziale del prodotto.
Dopo la fusione con Sigma-tau, Alfasigma ha deciso di migliorare altri processi amministrativi e quindi ha affidato a DDM anche il documentale del ciclo passivo: richieste d’acquisto, ordini d’acquisto verso i fornitori, gestione e registrazione delle fatture passive.
Trattandosi di una casa farmaceutica, l’obbligo della fatturazione elettronica è arrivato ben presto e anche stavolta DDM for SAP Applications rispondeva perfettamente a questa richiesta, grazie alla sua flessibilità, la caratteristica forse più apprezzata dall’azienda.
"DDM, a fronte delle nostre esigenze particolari, riesce con grande flessibilità a venirci dietro in tempi brevi, essendo proprietaria del software."
L’integrazione con SAP rende semplice la condivisione dei documenti
Nel caso specifico di Alfasigma, un aspetto ricercato nella soluzione era quello dell’integrazione, per accelerare determinati processi e flussi di lavoro.
Durante la nostra chiacchierata, Paolo Pizzigati precisa che:
Come i flussi approvativi hanno migliorato il lavoro in Alfasigma
Sono altri 2 i principali vantaggi di DDM riscontrati da Alfasigma:
Controllo limiti spesa
Il controllo delle approvazioni dei vari limiti di spesa: all’interno di DDM vi è, infatti, la possibilità di definire, per ogni centro di costo, la soglia approvativa di ciascuna persona.
Automazione Workflow
L’automazione del workflow che garantisce che il processo di acquisto e le relative approvazioni seguano un determinato iter.
Relativamente a questo, Paolo approfondisce: “Questo iter è tracciato all’interno del sistema ed è consultabile; anche in fase di audit dei revisori è facile dimostrare che le regole definite sono state seguite, cosa che prima facevamo più fatica a tracciare”.
Anche l’ufficio HR di Alfasigma ha avuto modo di utilizzare e apprezzare il tool.
Quando si presentano delle variazioni organizzative in azienda o le dimissioni di una figura, è facile inserire la nuova risorsa e rigenerare i flussi approvativi.
I colleghi dell’ufficio delle Risorse Umane hanno apprezzato questo passaggio che definiscono solitamente “poco semplice” con i software dei competitor.
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